Книга учета входящих и исходящих документов

Специалистам кадровых служб ежедневно приходится иметь дело с большим количеством самых разных документов. Приказы, трудовые договоры, справки, заявления и личные дела отражают движение персонала. Для того чтобы без труда разобраться в этом массиве бумаг, необходимо вести их учет, фиксируя документы в специальных учетных журналах. Начнем с того, что существует два термина бумажных носителей по учету документов: журналы и книги. Учетный журнал и учетная книга - по сути одно и то книга учета входящих исходящих документов, и давать им разные «имена» - всего лишь дань традиции. С точки зрения русского языка правильнее все подобные комплекты страниц, фиксирующих какие-либо факты или документы, называть журналами классный журнал, вахтенный журнал и т. А книгами принято считать художественные, информационные, справочные или документальные издания, несущие в себе информацию иного уровня. Не все учетные журналы обязательны к ведению. А наличие некоторых зависит к тому же от потребностей и особенностей компании. Если в компании не ведутся личные дела работников, то и незачем заводить журнал их регистрации. А если, например, сотрудники часто ездят в командировки, то без соответствующих журналов учета просто не обойтись. Однако есть один документ, который все организации должны вести обязательно. Это Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма книги утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2004 г. Так, в различных организациях кадровые службы ведут совершенно разное число журналов - от двух до двадцати пяти и даже более. Все зависит от министерства или ведомства, к которому принадлежит предприятие, формы собственности и численности персонала. Ориентация страниц и обложки журнала зависит от количества граф. Так, альбомная, или книга учета входящих исходящих документов, применяется при многочисленных данных, помещаемых в одну строку. А книжная, или вертикальная, наоборот. Например, у журнала учета больничных листов не очень много граф: ФИО работника, номер больничного листа, его срок и книга учета входящих исходящих документов лечебного учреждения. Значит, вполне подойдет книжный формат журнала. А вот журнал регистрации переводов лучше сделать в виде альбома, так как в нем в одной строке нужно зафиксировать не только ФИО работника, но и прежнее и новое места работы, а также старое и новое наименование его должности. Для обложки журналов подойдет плотная бумага формата А4. На ней должно быть четко видно название журнала, даты начала и окончания его ведения. Сначала надо разделить весь журнал на графы, затем пронумеровать все страницы, прошнуровать журнал, наклеить на последней странице небольшой квадратик бумаги прямо на шнуровку, поставить печать и подпись начальника отдела по работе с персоналом или генерального директора. А вот Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в отличие от других журналов должен заверять только руководитель организации. В любом журнале обязательно нужна подпись работника, который будет его вести. Подпись можно поместить на обложке лицевой или оборотной сторонена последней странице журнала или на каждой его странице. Заполнять журналы рекомендуется чернильной, шариковой или гелевой ручкой синего, черного либо фиолетового цвета. Подчистки и замазывания в журнале не допускаются. В крайнем случае неверная запись может быть зачеркнута одной чертой, чуть ниже или рядом внесена верная запись, а в графе «Примечания» помечено, что исправления внесены в книга учета входящих исходящих документов такую-то и подкреплено подписью сотрудника кадровой службы и датой. Либо можно воспользоваться порядком исправления книга учета входящих исходящих документов внесенных записей в трудовую книжку. Когда все страницы журнала, за исключением последней, будут заполнены, на обложке журнала ставится дата окончания и журнал сдается в архив организации. Для основных журналов Росархив установил сроки хранения. Журналы книги учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров - 75 лет. Журналы книги приема, перемещения переводаувольнения работников - 75 лет. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним - 50 лет. Журналы книги учета командировок, выдачи командировочных удостоверений - 5 лет. Журналы книги учета очередных отпусков - 3 года. Журналы книги выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы - 3 года. Как видно из этого перечня, большая часть регистрационных массивов в кадровом делопроизводстве книга учета входящих исходящих документов для учета особо ценных документов. Обязательной регистрации с целью придания им юридической силы подлежат письма, которые кадровые службы отправляют в органы власти, государственные организации, иным сторонним организациям, а также гражданам. Если переписки много, то необходимо завести журналы учета входящих исходящих писем. Если в работе кадровой службы письма составляются редко, их можно регистрировать в делопроизводственной службе канцелярии, общем отделе, секретариате и т. Все документы регистрируют в пределах одного календарного года. Присвоенный номер регистрационный индекс не повторяется и представляет собой основной поисковый признак документа. Если по окончании календарного года журнал не закончен, закрывать его не надо. Отделив жирной чертой записи истекшего года, следует крупно написать год наступивший и начать регистрировать документы с N 1. Индексация документов - это присвоение при регистрации документу не только порядкового регистрационного номера, но и неких условных обозначений, которые указывают на принадлежность документа одному из выделенных для регистрации массивов документов. Однако в крупных кадровых службах разрабатывается система индексации, устанавливающая для разных кадровых приказов различные буквенные обозначения. Это означает, что для регистрации одних только приказов о движении кадров следует завести два журнала. В некоторых организациях в связи с большой численностью персонала заводят отдельные журналы на прием, увольнение и перевод работников. В любом случае и самая простая, и самая сложная система индексации должна быть закреплена внутренним локально-нормативным актом организации, например, инструкцией о делопроизводстве кадровой службы, номенклатурой дел или хотя бы приказом руководителя. Подскажите пожалуйста, книга учета входящих исходящих документов касается Журнала выдачи справок книга учета входящих исходящих документов места работы. На новом месте работы он ведется в общем потоке книга учета входящих исходящих документов писем, можно ли завести отдельный журнал для данного рода документов? Когда это можно сделать - ждать нового года или с нового месяца можно начать? И какая в данном случае будет нумерация - новая или продолжение старой? Спасибо Бросив работу в престижной коммерческой фирме, на которую ее устроили родители, она на последнюю зарплату приобрела подержанный фотоаппарат и начала снимать все, что ей нравилось, и неожиданно для всех получила приз на международном фестивале. С тех пор у нее появилась своя клиентура. Многие журналы размещали на своих страницах фотографии, сделанные Лорой Кравец. Эти несложные правила помогут Книга учета входящих исходящих документов получать удовольствие от общения на нашем сайте! Мы рады, что Вы решили оставить свой комментарий на нашем сайте! Для того, чтобы посещение нашего сайта и впредь оставалось для Вас приятным, просим книга учета входящих исходящих документов соблюдать правила для комментариев: Сообщение не должно содержать более 2500 знаков с пробелами В комментариях запрещаются выражения, содержащие ненормативную лексику, унижающие человеческое достоинство, разжигающие межнациональную рознь. Запрещаются спам, а также реклама любых товаров и услуг, иных ресурсов, СМИ или событий, не относящихся к контексту обсуждения статьи. Не приветствуются сообщения, не относящиеся к содержанию статьи или к контексту обсуждения. Давайте будем уважать друг друга и сайт, на который Вы и другие читатели приходят пообщаться и высказать свои мысли. Книга учета входящих исходящих документов сайта оставляет за собой право удалять комментарии или часть комментариев, если они не соответствуют данным требованиям. За звание первой красавицы боролись Риз Уизерспун, София Вергара, Кеке Палмер, Селена Гомес и Кристина Миллиан Любуясь знаменитостями на обложках глянцевых журналов, многие в душе хотели бы оказаться на их книга учета входящих исходящих документов. Уверенно улыбнуться всему городу и почувствовать счастье признания. Теперь это возможно и в нашем городе! При полном или частичном использовании материалов активная ссылка на 2x2. Редакция не несет ответственности за достоверность информации, опубликованной в рекламных объявлениях.

Также смотрите:

Комментарии:
  • Катя Нуждова

    16.11.2015

    Они регистрируются все в одном журнале с едиными номерами: исходящие отдельно, входящие отдельно.